Pour les entreprises, la transformation digitale prend différents visages, dont la dématérialisation des flux documentaires. Si certaines organisations considèrent le « zéro papier » comme un objectif inatteignable, la plupart estiment que la suppression des supports matériels pour les échanges et le stockage de documents est incontournable.
Efficacité optimisée pour l’ensemble de l’organisation
Réduire le temps consacré aux tâches administratives et les coûts représente aujourd’hui des enjeux majeurs auxquels la digitalisation des entreprises apporte une réponse. De plus en plus, elles adoptent différentes pratiques tournant autour de l’automatisation de certaines activités chronophages. Envoi de courriers électroniques, signature, gestion du workflow, partage de fichiers…, les supports matériels et le travail manuel n’ont plus leur place.
Tous les fichiers sont accessibles et sauvegardés en ligne. Les informations sont accessibles aux personnes autorisées à tout moment, de partout, et sur n’importe quel équipement connecté. Même sur des sites géographiquement éloignés les uns des autres, les utilisateurs peuvent consulter, voire éditer simultanément un même document. Ce système fluidifie la communication entre les équipes et accroît leur productivité, favorise le travail collaboratif, et plus largement, améliore la réactivité et l’efficacité de toute l’organisation.
Enfin, sans multiples saisies, le risque d’erreur et de transferts entre différents équipements est moindre. L’intégrité des documents et la fiabilité des données sont garanties.
Réduction des coûts, confidentialité et traçabilité
Or, les différentes règlementations imposent de conserver un gros volume de données pendant de nombreuses années. Grâce à cette solution, l’aménagement d’un local dédié aux archives n’est plus nécessaire, permettant un gain de place appréciable. De plus, l’entreprise n’a pas à redouter la destruction de ses dossiers papier par le feu, l’humidité, etc., sans compter la détérioration ou l’incompatibilité des supports avec les évolutions technologiques.
Outre le gain d’espace, la gestion documentaire dématérialisée est source d’économies non négligeables sur les achats d’imprimantes, de papier, d’encre…
Un serveur sécurisé et un paramétrage minutieux des droits et restrictions des différents utilisateurs assurent la confidentialité des données. De plus, les flux sont traçables en permanence avec l’historique horodaté des accès, réduisant les risques de fuites et fournissant des preuves fiables.Sur les lignes de production, le système devient indispensable pour une planification et un suivi facilités des opérations et événements survenus au cours du processus, avec alerte en temps réel en cas d’anomalie (produits défectueux, procédure non respectée, temps de cycle trop court ou trop long…).
