Même dans les petites entreprises, les documents sont nombreux, entre les devis, factures, contrats, bulletins de paie et autres pièces justificatives. Pour les envois, la recherche, l’archivage, la dématérialisation s’impose comme la solution idéale. Praticité, gain de temps et d’argent et sécurité, sont les principaux atouts des outils numériques de gestion documentaire.
Les multiples avantages de la dématérialisation de la gestion documentaire
Pour toute entreprise, même de petite taille, le « zéro papier » présente de nombreux atouts.
- D’une part, il s’agit d’une source d’économies non négligeable, évitant des dépenses colossales en imprimantes, encre et papier et aménagement d’un local physique pour leur stockage.
- D’autre part, cela permet de réduire la surface des bureaux et faire baisser le loyer, ou d’affecter ces quelques mètres carrés libres à une activité rémunératrice.
L’archivage informatisé améliore la sécurité des documents. Même en cas d’incendie, de dégâts des eaux ou tout autre incident, les documents sont à l’abri. Une solution logicielle assure en outre leur traçabilité : grâce à un système d’indexage et de classement performant utilisant des mots-clés, la recherche est simple et rapide.
Le gain de temps ne porte pas uniquement sur le stockage. Les échanges en ligne de documents limitent les erreurs, mais surtout, favorisent la collaboration et accroissent la productivité collective. Par exemple avec le CRM mobile professionnel, les commerciaux sur terrain peuvent :
- accéder au planning,
- émettre une offre immédiatement,
- envoyer le compte-rendu de ses visites clients sans retourner au siège,
- etc.
Dernier point à ne pas oublier, à l’heure où la protection de l’environnement constitue une préoccupation majeure pour le public, valoriser sa démarche « zéro papier » auprès des collaborateurs, clients et partenaires est un moyen efficace de véhiculer une image de marque positive.
Les aspects clés de la mise en place d’une solution de GED
Tout projet de dématérialisation de la gestion documentaire requiert une définition préalable des besoins de l’entreprise en termes de volumes, de fonctionnalités (système de recherche, signature électronique, etc.), de ressources humaines et matérielles nécessaires.
Ces critères seront en effet essentiels pour choisir le logiciel le mieux adapté parmi les propositions de différents fournisseurs.
- Il est essentiel de choisir une solution accessible à distance afin de permettre aux salariés de travailler de n’importe où et sans restriction horaire sur leur ordinateur, leur tablette ou leur smartphone.
- L’outil de gestion électronique de document (GED) retenu doit par ailleurs être compatible avec les applications métiers existantes, dont le logiciel utilisé par les commerciaux.
- L’achat d’un scanner performant est indispensable, ainsi que la mise en place d’un dispositif de sécurisation informatique sans faille sur le réseau afin d’éviter tout risque de perte de données. Cela inclut :
- le déploiement d’un antivirus,
- la définition des autorisations et restrictions pour les utilisateurs,
- la création d’identifiants individuels et mots de passe puissants, l’élaboration d’une charte...
- En parallèle, une revue des procédures internes peut s’avérer nécessaire.
- Enfin, pour bénéficier pleinement des atouts de la solution et de son adoption, les salariés doivent être formés à son utilisation. D’ailleurs, un accompagnement et une mise à jour des connaissances s’imposent sur le long terme au gré des évolutions de l’outil.
