Pour les entreprises qui proposent les services de techniciens sur le terrain à leurs clients, la gestion de ces professionnels est une tâche complexe, en particulier lorsque la taille des équipes et le nombre d’interventions augmentent. Des logiciels dédiés permettent aujourd’hui de gérer efficacement l’activité, en améliorant la communication en interne, et plus largement, la productivité et l’efficacité opérationnelle de l’entreprise.
Tâches administratives allégées et communication fluidifiée
Les tâches administratives, entre documents imprimés, multiples saisies sur des fichiers Excel, etc. accaparent une bonne partie du quotidien des techniciens et des planificateurs. Grâce à une application de gestion des interventions, les tâches manuelles tout au long du cycle de vie de l’intervention sont supprimées.
Cet outil intuitif a été pensé pour être facile à utiliser, même par les personnes peu à l’aise avec les nouvelles technologies. Qu’il s’agisse d’une installation, d’une maintenance ou d’une réparation, les informations sont saisies et transmises instantanément au système d’information de l’entreprise via l’application mobile. Grâce à des formulaires préétablis, avec des champs proposant des réponses à sélectionner dans un menu déroulant ou de simples cases à cocher, une bonne partie du remplissage des demandes et des rapports est automatisée.
Sur le terrain comme au siège, toutes les parties prenantes consultent simultanément les mêmes données. De plus, sans saisie manuelle des informations, les équipes gagnent du temps et évitent les erreurs de rédaction ou d’interprétation. La communication devient plus fluide et les délais sont considérablement réduits, tant en termes de traitement des demandes d’intervention que de facturation des clients, et la trésorerie s’en trouve améliorée.
L’impact de la dématérialisation du processus en termes de productivité est rapidement mesurable. Une étude du McKinsey Global Institute (MGI) estime à 20 % à 25 % la hausse de productivité permise par un logiciel dédié de gestion de la maintenance.
Réactivité inégalée et gain d’efficacité des techniciens
Le choix d’une solution en mode SaaS présente l’avantage de ne nécessiter aucune installation sur les serveurs de l’entreprise ou sur les postes de travail individuels. Depuis la réception de la demande jusqu’au suivi après la réalisation de la prestation, le processus est dématérialisé.
Grâce au système de géolocalisation intégré, les planificateurs connaissent en temps réel la position de chaque technicien et la situation des missions qui lui ont été assignées. Où qu’ils se trouvent, à tout moment, les intervenants ont accès à distance à l’ensemble des fonctionnalités sur leur smartphone ou leur tablette numérique.
Ils disposent ainsi de toutes les informations dont ils ont besoin pour mener leur mission à bien :
- les renseignements concernant le client,
- la documentation relative à chaque machine,
- la liste et les références des pièces détachées,
- etc.
Les demandes des clients obtiennent rapidement une réponse personnalisée, ce qui contribue à leur satisfaction et à leur fidélisation. En effet, un temps d’attente moindre est crucial, aussi bien pour un particulier qu’un professionnel. Les clients derniers peuvent même suivre l’avancement du travail à ligne sur un portail donneur d’ordres.
En abandonnant le papier au profit d’une solution digitale pour la gestion des interventions, les entreprises qui emploient des techniciens de maintenance sur terrain gagnent donc en souplesse, en réactivité, et en efficacité.
Enfin, cette solution est également écologique, dans la mesure où elle élimine la consommation et la gestion de volumes importants de documents imprimés.
