Pour les professionnels du transport et de la logistique, les différentes étapes de la livraison génèrent d’importants volumes de documents papier. L’adoption d’une solution d’éditique pour la gestion documentaire dématérialisée offre un gain de temps d’efficacité et de fiabilité, tout en permettant des économies d’échelle.
Un outil pour améliorer la fiabilité et la traçabilité des documents de transport
Les bons d’expédition, bons d’enlèvement, bons de livraison, lettres de voiture… font partie des documents essentiels dans le domaine du transport et de la logistique. Pour les entreprises qui effectuent un grand nombre de livraisons quotidiennes, l’automatisation de la gestion documentaire devient incontournable.
L’automatisation limite le risque d’erreurs lors de la saisie des instructions d’expédition, des documents logistiques, etc. En alternative à la saisie, des modules spécifiques sont capables d’extraire des renseignements pertinents de documents papier (expéditeur, destinataire, nature et quantité – nombre de colis, poids, volume – de marchandise transportée…) et de les exporter sous format numérique.
Avec une solution logistique mobile, la signature des justificatifs de livraison (proof of delivery) sur une tablette ou un smartphone contribue également à leur fiabilité et leur traçabilité, évitant les litiges, qui sont source de surcoûts et nuisent aux relations de la société avec ses clients.
Une solution pour augmenter la productivité de tous les services
Immédiatement exploitables, les données transmises au système d’informations permettent notamment de générer automatiquement les bons de commande, bons de livraison, récépissés, etc.
En fonction de la solution d’éditique choisie, il est possible de personnaliser de façon dynamique le contenu et la présentation des documents créés afin de s’adapter aux exigences de chaque entreprise. Ce système augmente la productivité des équipes et leur libère du temps pour se consacrer d’autres tâches à forte valeur ajoutée.
De plus, les données sont centralisées et partagées en temps réel entre les différents services afin d’accélérer l’émission de la facture associée aux copies des différents documents de livraison, ainsi que les relances. Les salariés peuvent accéder aux documents à tout moment dans les bureaux ou à distance, via un portail web dédié, l’application fournie par l’éditeur ou directement sur le propre ERP de l’entreprise. Celle-ci a même la possibilité d’autoriser des tiers (clients, fournisseurs) à les consulter ou les éditer.
La lecture de code-barres ou d’un outil de reconnaissance optique de caractères permet une indexation automatique des documents imprimés avant leur archivage.
L’ensemble de ces fonctionnalités permet un gain de temps précieux lors :
- de la génération des documents,
- leur modification,
- leur contrôle,
- leur classement,
- leur recherche
- et plus largement, pour le suivi logistique.
