La transformation digitale est aujourd’hui incontournable pour les organisations publiques et privées pour répondre aux nouvelles attentes des clients et rester compétitives. Un nombre croissant de processus sont dématérialisés, notamment la commande.
L’État donne l’exemple avec la dématérialisation de la commande publique
En 2013, l’État français a initié la numérisation de ses services, entre autres l’introduction de la facture électronique pour toutes les entreprises qui participent à des marchés publics. Depuis le 1er janvier 2020, la transmission des factures et la gestion des paiements se fait en ligne sur le portail Chorus Pro.
La commande publique a suivi. Depuis le 1eroctobre 2018, dès lors que le montant hors taxes d’un marché public égale ou excède 25 000 €, les soumissions doivent se faire sur une plateforme web dédiée. Tous les documents associés à des achats de fournitures ou de prestations de services sont ainsi mis à la disposition des potentiels fournisseurs. Ces derniers ont également l’obligation de « candidater » et de transmettre l’ensemble des justificatifs réclamés via cette même plateforme. Aucune offre imprimée n’est donc recevable.
Les avantages du dispositif pour les différentes parties sont multiples :
- la baisse de 5 % à 20 % du coût administratif des consultations pour les acheteurs (les établissements publics, les collectivités territoriales, etc.) ;
- la sécurité des échanges ;
- l’authenticité des documents avec horodatage du dépôt ;
- pour les opérateurs, un accès facilité aux marchés publics, des formalités administratives allégées et une transparence accrue.
Les acteurs privés passent à la dématérialisation des commandes
Dans le cadre de leur transformation numérique, de grands groupes, mais également des entreprises de taille intermédiaire, déploient des plateformes en ligne. Fournisseurs, clients ou partenaires doivent se plier à cette nouvelle exigence pour maintenir le lien avec ces fleurons de l’économie. Entre acteurs du secteur privé, une telle démarche présente de nombreux intérêts :
- le partage instantané et fiable d’informations avec le système d’information de l’entreprise comme le logiciel CRM, les solutions utilisées par le département des finances et comptabilité, les Ressources humaines, la gestion des stocks, la documentation… ;
- la réduction des omissions et des erreurs grâce à l’automatisation des échanges ;
- la fluidité de la communication, et plus largement, l’amélioration des relations entre les partenaires commerciaux ;
- le gain d’efficacité, de productivité et de temps pour les équipes ;
- l’augmentation du chiffre d’affaires et de la satisfaction client, car libérés de nombreuses tâches secondaires et chronophages (mises à jour de fichiers, envoi manuel de documents, etc.), les collaborateurs peuvent se consacrer à leur cœur de métier, notamment la vente.
Toutes ces raisons expliquent la nécessité d’adopter les nouvelles technologies dans les organisations, indépendamment de leur taille et de leur domaine d’activité.
