Ces dernières années, des mutations rapides et en profondeur ont contraint les entreprises à faire évoluer leur organisation. La dernière en date, l’essor du télétravail a créé de nouveaux enjeux. La transformation numérique, notamment la dématérialisation des documents, devient incontournable pour répondre à plusieurs objectifs ambitieux.
Optimiser les flux, en toute sécurité
Avec les exigences croissantes d’instantanéité et de mobilité, la dématérialisation est la solution pour gérer les flux de documents de manière optimale.
- À chaque étape du cycle, depuis l’entrée du système d’information d’entreprise en passant par le traitement jusqu’à l’archivage, les utilisateurs jouissent d’une grande visibilité.
- Les usages sont également mieux pris en compte, comme le besoin d’accéder et de travailler en simultané sur un même document et de partager des informations en temps réel.
- La suppression des multiples saisies minimise le risque d’erreurs manuelles et de perte de données.
- Des mécanismes de chiffrement assurent par ailleurs la sécurité des accès distants et la traçabilité de chaque opération avec identification de son auteur.
Gagner en efficacité dans tous les départements
Le service financier titre un profit important de la dématérialisation, à commencer par les factures fournisseurs et clients, en particulier dans le cadre des marchés publics, la version électronique étant obligatoire. De plus, une facturation plus rapide accélère les paiements, impactant positivement la trésorerie de l’entreprise, et fait baisser le nombre de litiges. Le gain de temps est notable sur différents volets :
- gestion des contrats,
- écritures comptables,
- rapprochement bancaire,
- etc.
Du côté des directions marketing et commerciale, le CRM améliore la gestion des relations avec ces derniers et les prospects, mais il accroit aussi la productivité et la performance des équipes. Cet outil centralise les dossiers, ainsi que la planification et le pilotage des activités.
Les responsables des ressources humaines ne sont pas en reste grâce aux logiciels de type SIRH. Ils gagnent un temps précieux sur des tâches comme l’édition et l’envoi des bulletins de salaire, ainsi que le suivi des candidatures. Ils peuvent ainsi se concentrer sur l’humain, qui constitue leur cœur de métier.
Réduire les coûts et garantir la conformité
- De manière générale, tous les collaborateurs sont libérés des tâches chronophages à faible valeur ajoutée afin de se consacrer pleinement à leurs activités principales.
- Par ailleurs, les processus digitalisés et automatisés favorisent une utilisation plus intelligente des ressources et contribuent à la réduction des coûts, notamment de papier. Ce système participe donc en parallèle à la diminution de l’empreinte carbone de l’entreprise.
- Autre point essentiel, les solutions logicielles sont conçues en intégrant les contraintes réglementaires les plus récentes, garantissant la conformité des processus de l’entreprise.
La fiabilité globale de ses processus aide l’entreprise à offrir un meilleur service et à entretenir des relations de qualité avec tous les partenaires, ce qui renforce son image positive.
Pour autant, une transformation digitale doit être progressive pour cinq raisons :
- éviter des changements trop importants en une fois,
- avoir l’opportunité d’évaluer les avancées et d’effectuer les éventuels ajustements nécessaires,
- donner aux utilisateurs le temps de s’adapter aux nouveaux processus,
- répondre à un besoin précis dans un délai court au lieu de s’éparpiller,
- répartir les dépenses dans le temps.
