Pour les équipes en charge des opérations de maintenance, le logiciel de GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) est devenu un outil indispensable, afin d’assurer le fonctionnement optimal et la disponibilité permanente de tous les types de matériel. Mais il est également d’une aide précieuse pour les entreprises qui optent pour la sous-traitance.
Les avantages et inconvénients de sous-traiter la maintenance
La maintenance fait aujourd’hui partie des activités que les organisations choisissent d’externaliser en partie ou en totalité :
- Dans le but de libérer leurs ressources pour son cœur de métier : la production uniquement.
- C’est un moyen d’éviter les charges fixes liées au déploiement d’équipes maintenances en interne. En effet, ces personnes peuvent être sous-employées en temps normal, engendrant des coûts inutiles, et pourtant s’avérer insuffisantes lorsqu’il faut faire face à une panne importante. Le recours à un prestataire en externe offre donc une grande flexibilité.
La démarche n’est cependant pas totalement dépourvue de risques. En effet, les dirigeants peuvent craindre :
- une perte d’expertise ou de contrôle,
- une trop grande dépendance au partenaire retenu,
- ou une inadéquation de la prestation et de son coût aux besoins réels de l’entreprise.
Un logiciel de GMAO pour le suivi des opérations de maintenance
Une collaboration étroite entre les deux entités doit par conséquent être mise en place pour que l’intégralité des opérations dans l’usine ou les ateliers se fassent en toute transparence. Une solution de gestion des interventions de maintenance, grâce à sa large palette de fonctionnalités, permet ainsi de centraliser toutes les étapes du process.
Elle permet aussi :
- de planifier les interventions,
- d’envoyer des commandes en urgence en cas de besoin ponctuel hors contrat,
- d’échanger des mails de confirmation pour chaque visite.
Différents éléments peuvent être intégrés dans le logiciel, par exemple le coût de la main-d’œuvre, des pièces détachées, etc. L’ajout d’un document en pièce jointe du bon de travaux est également possible.
Suivre de nombreux indicateurs est d’autant plus simple :
- les interventions réalisées, le volume d’heures effectuées par le(s) prestataire(s) pour chacune d’elles et leur conformité aux engagements formalisés dans le contrat ;
- les demandes en cours ;
- les économies réalisées.
En outre, toute la documentation, notamment celle relative à la sécurité, peut être gérée sur la même interface. Il s’agit notamment des consignes générales et particulières, des plans de préventions, mais également des attestations URSSAF, etc.
La GMAO, plateforme unique de suivi des sous-traitants
Avec la GMAO, l’entreprise garde la maîtrise de l’information, puisque le logiciel stocke l’ensemble des données. Même si elle décide de changer de sous-traitant, la transition se fait sans difficulté et sans risque d’interruption de l’activité.
L’idéal pour une entreprise qui se dote d’une application de maintenance est d’en équiper également les sous-traitants, en prenant soin de limiter leurs accès respectifs aux équipements, fonctionnalités et actions qui les concernent directement. L’historique des interventions se constitue automatiquement, au fur et à mesure.
Une solution mobile présente en outre un avantage majeur : permettre une saisie en temps réel des informations.
