Pour les travailleurs itinérants comme les commerciaux et les techniciens sur terrain, le temps passé sur la route est souvent beaucoup plus important que celui consacré à échanger avec les clients et à effectuer les tâches administratives incontournables (mise à jour de la base de données, élaboration et envoi des offres, traitement des demandes et réclamations diverses, reporting…). Pour permettre à ces agents d’améliorer leur productivité, un planificateur de tournées est l’outil indispensable.

Les inconvénients d’une planification rigide

Dans de nombreuses entreprises, les tournées commerciales, avec des itinéraires fixes, sont prévues pour des semaines, voire pour tout le mois. Un minimum de planification est nécessaire pour éviter les oublis ou doublons, et choisir un itinéraire pertinent.

Toutefois, un programme sur le long terme et trop rigide peut s’avérer contre-productif à l’heure où la flexibilité et l’agilité sont essentielles à la compétitivité d’une entreprise. En effet, il faut pouvoir gérer les imprévus, qu’il s’agisse de reports, d’annulations ou d’ajouts de rendez-vous ou d’interventions. Les aléas pouvant mener à de telles situations sont nombreux :

• un client important rencontre un problème qui nécessite une prise en charge urgente et personnelle,
• le commercial est indisponible pour cause de maladie,
• un client a annulé ou demandé à décaler une visite au dernier moment,
• depuis le moment où le planning a été établi, une entreprise a fermé,
• une visite plus longue que prévu ou la circulation entraîne des retards sur le reste de la journée,
• etc.

Un outil pour une gestion dynamique des tournées

C’est pour répondre à ces enjeux que l’adoption d’une application mobile de planification de tournée est indispensable. Accessible sur ordinateur portable, tablette ou smartphone, elle est en permanence à portée de main du commercial ou du technicien pour une gestion souple de ses déplacements.

• Le chef d’équipe et chaque intervenant peuvent insérer des rendez-vous sur l’interface centralisée et les changements sont immédiatement visibles des autres.
• En fonction des adresses indiquées, l’outil propose un itinéraire optimisé qui permet un gain de temps considérable, mais aussi des économies de carburant.
• Lorsque des événements imprévus surviennent, l’utilisateur peut réagir en temps réel.
• Le logiciel tient compte de tous les éléments importants de la situation présente : jour et heure, localisation du commercial, clients situés à proximité, rendez-vous fixes...

Grâce à une solution d’optimisation de tournées commerciales, la performance de la force de vente sur le terrain augmente notablement, la communication entre les membres de l’équipe et le siège sont fluides, et la gestion de la flotte de véhicules est plus simple et efficace.

Enfin, un service plus rapide et de qualité contribue à la satisfaction et à la fidélisation des clients.